社員面談・適性診断・法人向けコーチングを受託する契約書

結論：会社・社員・受託者の三者関係を描き、「会社に報告する線」を最初に決める

企業が外部の専門家に、社員への個別面談、適性や資質の診断、管理職や経営層へのコーチングを頼むとき、契約書を結ぶのは会社と受託者の二者です。しかし、実際に話し、データの元になるのは社員です。社員は契約の当事者ではないのに、発言や診断結果という最も繊細な情報の持ち主になります。ここに、この種の契約に特有の難しさがあります。経営コンサルや顧問契約では、顧客は契約をした会社ですが、社員面談の受託では「契約した人」と「話を聞く人」が別だからです。

事務所が確認した書類を並べると、論点は次の5つに整理できました。①面談で聞いた内容を、会社にどこまで報告するのか。②社員の診断結果や面談記録を、会社からの委託として預かるのか。③受託者がキャリアコンサルタントの場合の法定の守秘義務と、会社が求める議事録や録画との調整。④診断レポートなどの成果物の仕様、日程のキャンセル、途中で終わったときの精算。⑤医療や心理療法、人事評価との線引き。以下、順に見ていきます。受託者の業務の範囲と資格者の業務との線引きの一般論は業務範囲と顧問の範囲のページ、秘密保持と個人データの一般論は秘密保持と生成AIのページで扱っています。

事務所が確認した書類は、次の5種類です。

会社に何を報告するか：個人の発言、診断結果、全体の傾向を分ける

この種の契約書で最初に決めるのは、会社に渡す情報の線です。「面談の内容を報告する」の一文では、社員の発言をそのまま会社に伝えるのか、診断結果を一人ずつ渡すのか、全体の傾向を要約するのかが分かりません。報告の対象は、次の3つの層に分けると整理できます。

法人向けの対話型コーチング・組織支援の誓約書は、この線を具体的に定めていました。提供するサービスの内容に「個人が特定されない形式による抽象化されたフィードバックの提供」を入れ、委託者側がセッションの内容を社内に共有する必要があるときは、受託者の書面による事前の承諾を得たうえで、内容を抽象化・一般化して個人が特定できないこと、共有する範囲を必要最小限の社内関係者に限り、限定公開の社内文書のような管理された手段を使うこと、情報の保存期間と削除の方法を別途協議して決めること、の3つを満たす形で行うと定めています。会社が受託者に頼む立場なのに、受託者が会社の社内共有に条件をつけているのは、セッションが「信頼に基づく対話の場」だからです。

もう一つ、サービスの定義の中で、人事評価や査定を目的としないことを明示する書き方があります。法人向けの対話型コーチングの誓約書は、サービスの定義の中に、医療行為、診断、治療、心理療法、または人事評価・査定を含まず、これを目的とするものではない、と書いていました。社員が評価につながると思えば、率直な話は出てきません。サービスの目的を評価ではなく本人の自己認識や課題の整理に置くことは、報告の線を決めることと表裏の関係にあります。

従業員の個人データ：委託として預かり、本人への開示と返還・消去まで決める

社員の診断結果や面談の記録は個人情報です。会社が受託者に社員の氏名や部署を渡し、受託者が診断や面談を行うのは、会社が個人データの取扱いを受託者に委託する形になるのが通常と見られます。個人情報保護法は、委託先に提供する場合を、本人の同意が要る「第三者への提供」とは扱いません（27条5項1号）。ただし、利用目的の達成に必要な範囲内の委託であることが前提で、会社は委託先に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません（25条）。契約書には、次の事項を置きます。

• 預かる個人データの項目（氏名、部署、診断結果、面談の記録など）と、利用目的。個人情報を取り扱うときは、利用目的をできる限り特定する必要があります（17条）。
• 安全管理の措置。個人データの漏えいなどを防ぐために必要かつ適切な措置を講じる義務があります（23条）。保管の場所、アクセスできる人、クラウドの利用の可否を別紙に落とします。
• 受託者が自社の統計、研究、サービスの改善のために使えるかどうか。使えるなら、会社が預けた個人データの範囲を超えるため、個人が特定されない形に加工することと、会社の承諾を要件にします。
• 再委託する場合の承諾と、再委託先への同等の義務の付与。
• 漏えいなどの事故があったときの報告。

面談では、社員が健康、家庭の事情、過去の経歴などを話すことがあります。個人情報保護法は、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴などの記述を含む個人情報を「要配慮個人情報」として、取得に本人の同意を原則として求めています（2条3項、20条2項）。面談で自然に出てくる話を、記録に残すのか、残さないのかを、あらかじめ決めておく必要があります。事務所のレビュー報告書でも、面談の記録の取扱いは、秘密情報の定義、返還・消去の義務、契約終了後も続く期間とあわせて、別の条に整理するよう指摘しました。

法人向けの対話型コーチングの誓約書は、返還と消去について、契約が終わったとき、または情報の利用目的が終わったときは、相手方の指示に従って秘密情報と複製を返却または破棄し、完了を証する書面を提出する、と定めていました。守秘義務は契約終了日から5年存続します。書面で消去を証明する仕組みは、社員の情報を扱う契約では特に重みがあります。

キャリアコンサルタントの法定の守秘義務と、議事録・録画の調整

面談の受託者がキャリアコンサルタント（国家資格の名称。登録を受けた者。職業能力開発促進法30条の19）であるとき、契約とは別に、法律そのものが守秘義務を課しています。職業能力開発促進法30条の27第2項は、キャリアコンサルタントは、その業務に関して知り得た秘密を漏らし、または盗用してはならず、キャリアコンサルタントでなくなった後も同様だと定めています。キャリアコンサルティングとは、労働者の職業の選択、職業生活設計、職業能力の開発・向上に関する相談に応じ、助言と指導を行うことです（同法2条5項）。また、キャリアコンサルタントでない者は、この名称またはこれに紛らわしい名称を用いてはならないとされています（同法30条の28）。受託者の肩書を契約書や提案資料に書くときは、この点も確かめます。

問題は、会社が求める報告や記録との衝突です。個人のキャリアコンサルタントが受けるキャリア面談の業務委託契約書（事務所のレビュー対象）は、報告義務の条で、会社から求めがあったときは速やかに報告し、必要な議事録の作成や録画などの記録を行うと定めていました。そのうえで、守秘義務と個人情報の条では、相談者の私的な情報を高い倫理水準で保護することが書かれ、安全管理措置の具体的な内容は別に定めるとされていました。事務所のレビューは、記録の対象と保存の期間、保存する主体、記録媒体が不明確であること、安全管理措置の具体的な内容が契約書のどこにもないことを指摘し、別紙に落とすことを提案しました。

法律上の守秘義務に、会社への報告を理由とした例外は書かれていません。会社に出す情報の線は、契約の定めに頼るだけでなく、相談を受ける社員の了解を取る手順として組み込みます。調整のしかたは、次の3つです。

1. 記録を「事務的な記録」と「内容の記録」に分ける。日時、所要時間、実施の有無といった事務的な記録は会社に提出し、相談の内容に踏み込む記録は、要約または匿名にして、本人の了解の範囲で渡す。
2. 録画は原則として行わない。行うのであれば、対象の社員の事前の同意、保存先、保存の期間、閲覧できる人を決める。個人情報は、偽りその他不正の手段で取得してはならないとされています（個人情報保護法20条1項）。
3. 会社に出す報告の様式を、契約の別紙で決めておく。どの項目を、誰に、いつまでに渡すかを特定し、様式にない内容の報告を求められたときは、受託者が断れるようにする。

逆方向の制限も、法人向けコーチングの誓約書にありました。この書類は、委託者側が、セッションの録音、録画、スクリーンショットの取得、AIや自動の文字起こしツールの使用、全文記録などを、受託者の事前かつ書面による承諾なく行うことを禁じています。受託者の内容の無断の記録が、外に出ることを防ぐための定めです。記録の可否は、受託者から会社への記録と、会社から受託者への記録の、両方向で決めます。

受託者が個人（従業員を使用しない事業者）のときは、フリーランス法の適用も確認します。業務委託事業者は、給付の内容、報酬の額、支払期日などを、書面または電磁的方法で直ちに明示しなければならず（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律3条）、委託する会社が従業員を使用しているときは、さらに報酬の支払期日を、役務の提供を受けた日から60日以内で、できる限り短い期間内に定めなければなりません（同法4条）。支払期日の書き方は報酬設計のページにあります。

成果物・日程・出来高の精算：キャンセルの日数は起算点まで書く

企業向けの適性診断と社員面談の契約書は、業務を、診断の実施と結果の書面（PDF）の発行、対象社員の個別面談、診断結果の分析とレポートの作成、上長の面談、結果の説明、総括報告の実施とし、1か月目に診断・面談・レポート、2か月目に上長の面談・結果の説明・総括報告、という日程を置いていました。事務所のレビュー報告書は、この契約書の弱点を、次のように整理しました。

成果物の定義にも注意が要ります。個人のキャリアコンサルタントが受けた契約書では、成果物の権利がすべて委託者に帰属し、受託者がポートフォリオとして利用するにも事前の許可を要する形でした。事務所のレビューは、「成果物」が受託者の作成した中間資料や面談のログ、テンプレートまで含みうる広い定義であることを指摘しています。面談のログは社員の個人情報でもありますから、著作権の帰属の問題とは別に、個人データとしての取扱い（前の節）で規律する必要があります。成果物の権利の一般的な考え方は成果物・知的財産のページに譲ります。

日程のキャンセルの書き方は、書類ごとに違いました。

表の3例から分かるのは、日数で書くなら、数え方まで書かないと意味がないということです。「5日前まで」が、予定日の5日前の何時までなのか、日曜日を含めて数えるのか、メールが届いた時点なのか送信した時点なのかで、結論が変わります。期限は「時刻」で書く、通知は「到達した時点」で効力が生じるとする、再調整の合意は記録に残す、という3点をそろえて書くと、争いを防げます。

途中で終わったときの精算は、報酬の計算の方法を、工程の割合で決めておきます。準委任では、委任が履行の中途で終了したときは「既にした履行の割合に応じて」報酬を請求できます（民法648条3項2号）。診断の実施、個別面談、レポートの作成、結果の説明、総括報告という工程ごとに割合を決めておけば、2か月の途中で終了したときも、実施済みの部分を説明できます。契約全体の精算の組み立ては、中途解約・更新・精算のページが詳しく扱っています。

範囲の線：医療・心理療法、ストレスチェック、人事評価、規程の作成

最後に、範囲の線です。社員への面談や診断は、医療や心理療法、法定の検査、人事の判断などと隣り合うため、契約書の上でどこまでを業務に含めないかを書いておきます。

まず、医療行為との線です。医師法17条は、医師でなければ医業をしてはならないと定めています。適性や資質を調べる診断は、疾患の診断や治療とは別のものですが、「診断」という言葉は誤解を招きます。法人向けの対話型コーチングの誓約書は、サービスの定義で、医療行為、診断、治療、心理療法を含まず、これを目的とするものではない、と明記していました。事業者向けのオンラインコーチングの基本契約も、コーチングの業務に、医療行為、心理療法、法律や投資に関する助言、経営判断の代行その他これらに類する行為を含まない、と書いています。提案資料や説明書でも、「治療」や「改善」「治る」といった言葉を使わず、契約書の定義と表現をそろえます。

次に、法定のストレスチェックとの線です。労働安全衛生法66条の10は、事業者が労働者に対し、医師、保健師その他の厚生労働省令で定める者による、心理的な負担の程度を把握するための検査を行うことを定め、その結果は、検査を行った医師等が本人の同意を得ないで事業者に提供してはならない、としています（同条1項、2項）。社員面談や適性診断は、この法定の検査ではありません。法定の検査として実施している、または代わるものである、と受け取られないように、契約書や説明書で区別しておきます。会社に個人の結果を渡すときは本人の同意を前提にする、という考え方も、この条文の仕組みと整合します。

さらに、人事の判断との線です。受託者が人事制度の設計を支援する場合も、助言、論点整理、構成案、たたき台の提示までとし、規程そのものの作成は業務に含めない、という作業の種類による線引きが基本です。その具体的な書き方は業務範囲のページの改訂例にまとめています。面談や診断の結果が、会社の評価や処遇の決定に使われるかどうかも、ヒヤリングで必ず確かめます。使われるなら、社員への説明の内容が変わり、受託者の契約書の報告の範囲も変わるためです。

契約の構造にも、一点触れておきます。事業者向けのオンラインコーチングは、基本契約と、案件ごとの個別契約の二層で結ぶ形でした。事務所の納品版は、個別契約の内容が基本契約と食い違うときは、個別契約が基本契約の該当条項を明示的に特定し、異なる定めをした場合に限り、その範囲で個別契約が優先する、と定めています。この書き方にすると、個別契約の記載で、基本契約の成果の非保証や責任の制限が、知らないうちに上書きされることを防げます。成果を保証しない書き方は成果を保証しない条項のページに譲ります。

事務所が最初に確かめること

社員面談・適性診断・法人向けコーチングを受託する契約書では、会社の事情と、受託者の立場の両方を最初に聞きます。

起きがちなこと

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の取引への当てはめは、業務の内容や当事者の属性、契約に至った経緯によって異なることがあります。事務所の改訂例・ご相談の事例として紹介している内容は、アトラス行政書士法人が作成・レビューしてきたコンサルティング契約書、顧問契約書、業務委託契約書、成果報酬・収益分配型の契約書、業務提携・共同事業の契約書、秘密保持契約書、PoCの覚書、各種の覚書、レビュー報告書、ヒヤリングシートなどを、個別の依頼者・相手方が特定できない形に整理したものです。条文は e-Gov法令検索（法令API）で確認しています（最終確認日：2026年10月20日）。参考: e-Gov法令検索 / 消費者庁 / 個人情報保護委員会 / 公正取引委員会 / 経済産業省